Торговая сеть «Монетка» внедрила в своих магазинах (на текущую дату это 2013 магазинов) и внесла в стандарт оснащения сервис онлайн-инкассации с применением автоматизированных депозитных машин (АДМ).
О ходе реализации проекта и его результатах рассказывает директор по безопасности ТС «Монетка» Константин Сергеев.
Наличные денежные средства в ритейле всегда были источником риска. Присвоение выручки недобросовестным персоналом, ограбления нередко попадают в сводки происшествий, регистрируемых полицией.
В поиске решений минимизации рисков и повышения финансовой дисциплины выбор торговой сети был сделан в пользу инновационного решения — сервиса самоинкассации на основе автоматизированных депозитных машин (АДМ).
Стоит отметить, что с каждым годом оборот наличных денежных средств снижается, доля безналичных платежей в торговой сети за 2022 год уже составила 67%. Обслуживать наличность традиционным методом инкассации стало дороже, а накопление средств из-за снижения частоты инкассации увеличивает риски.
После успешного пилотного тестирования АДМ в нескольких магазинах, просчитав все плюсы и минусы, решили внедрить данный инструмент во всех торговых точках торговой сети и внести его в стандарт оснащения новых магазинов. Срок внедрения на 2000 торговых точек составил год, с 2021 по 2022 гг. За первый квартал 2023 года за счет перехода торговой сети на АДМ затраты на инкассацию снизились.
АДМ крепится к полу надежными анкерными болтами, место для размещения машины может быть не только в выделенном подсобном помещении «Главная касса», но и, например, в кабинете директора или в торговом зале, что может значительно сократить требования к метражу технической площади магазина. Важным моментом является тот факт, что после внесения денежных средств в АДМ, ответственность за их сохранность с торговой сети снимается, а денежные средства автоматически зачисляются на счет.
АДМ идеально вписывается в процесс создания условий должной финансовой дисциплины, позволяет производить самоинкассацию в удобное персоналу время или при сформировавшемся на операционной кассе сверхлимите денежных средств. Также АДМ не принимает поддельные денежные купюры, что способствует оперативному взаимодействию с полицией и незамедлительной установке данных причастных к сбыту лиц в случае приема персоналом на операционной кассе поддельной денежной купюры. С введением АДМ количество принятых поддельных купюр снизилось, что свидетельствует о действенной процедуре ранней профилактики.
Недобросовестный персонал с «липкими руками» при слабом контроле будет злоупотреблять служебным положением, в том числе присваивать выручку магазина. При внедрении проекта АДМ службой безопасности сразу были выявлены несколько фактов недостачи наличных денежных средств, так называемого «кредитования» персоналом. При обычном режиме инкассации и используемых ранее контрольных процедурах эти факты не были заметны.
Злоумышленники были уволены и привлечены к уголовной ответственности, а денежные средства возращены. В данный момент организован онлайн-контроль, позволяющий в реальном времени вести мониторинг финансовой дисциплины на всех объектах. Любое отклонение сразу дает сигнал закрепленному за магазином специалисту по безопасности – провести проверку. Количество значимых инцидентов при внедрении АДМ снизилось практически до нуля.
Одним из сдерживающих факторов при принятии решения о полном внедрении АДМ был вопрос надежности их работы, но за время эксплуатации все внештатные ситуации оперативно решались и не отражались на работе торговой сети.
Дополнительные бонусы
Не только вопросы безопасности стали основой для принятия решения о реализации проекта, но и дополнительные возможности: повышение управляемости и операционной эффективности, среди которых стоит отметить:
1. Увеличение операционной эффективности. АДМ автоматизирует всю работу с выручкой: принимает, проверяет, пересчитывает, печатает отчетный чек и хранит денежные средства до приезда инкассаторов. Также важными факторами являются: отсутствие привязки ко времени инкассации (возможность производить ее несколько раз в день в удобное время) и снижение трудозатрат персонала на инкассацию в 9 раз. Подготовка к классической инкассации занимала от 45 минут, в то время как инкассация с помощью АДМ занимает 5 минут (не требуется оформление сопроводительных документов и упаковка наличных в сумки), что позволяет переориентировать сотрудников на другие задачи;
2. Повышение финансовой дисциплины за счет упрощения процедуры инкассации наличных денежных средств, а также сокращение остатка денежных средств в доступе у персонала (после инкассации остаются только разменные денежные средства);
3. Денежные средства мгновенно попадают на счет компании, что позволяет оптимизировать учет и ускорить управление оборотом денежных средств, снижается возможность возникновения кассового разрыва;
4. Гибкие возможности по размещению АДМ, уход от необходимости оснащения помещения ГК (сокращение затрат на типовое оснащение магазина ~200 тыс. руб. на 1 объект). Освобождение площади 4-6м2 (из-под ГК) и возможность использовать её для любых других целей;
5. Единый тариф на обслуживание (включая инкассацию и сервис) вне зависимости от удаленности торгового объекта. Через сколько наличные деньги уйдут из ритейла и станут предметом коллекций бонистов – неизвестно. На данный момент сервис безопасной инкассации – решение, которое для ТС «Монетка» можно считать своевременным.
